4.6 Aufträge
Die Struktur des Moduls umfasst vier wesentliche Teilbereiche:
- Auftragliste – Bestellungen verwalten
- Neuer Auftrag – Auftrag anlegen
- Kategorieliste – Kategorien verwalten
- Artikelliste – Artikel verwalten
4.6.1 Auftragliste
Diese Ansicht dient der Verwaltung, Nachverfolgung und Kategorisierung von Bestellungen bzw. Aufträgen innerhalb des Systems. Sie wird typischerweise von Mitarbeitenden im Bereich Einkauf, Vertrieb oder interner Projektkoordination genutzt.
Schritt 2: Ausführliche technische Dokumentation
🖼️ Screenshot: screenshot_bestellungen_verwalten.png
ALT-Text: Verwaltungsansicht für Bestellungen mit Spalten für Auftragsnummer, Status, Zeitstempel, Auftraggeber und Bearbeiter.
Schritt 1: Tabellarische Übersicht der markierten Elemente
| Nr. | Bezeichnung | Funktionale Beschreibung |
| ① | Auftragsnummer | Eindeutige Kennung eines Auftrags zur Identifikation innerhalb des Systems. |
| ② | Auftraggeber | Interne Referenz-ID oder Benutzerkennung des auftraggebenden Kunden oder internen Bereichs. |
| ③ | Öffnungsdatum | Datum, an dem der Auftrag erstellt bzw. eröffnet wurde. |
| ④ | Status | Aktueller Bearbeitungsstand des Auftrags (z. B. Angebot, Lieferung, Rechnung, NEW). |
| ⑤ | Kommentar | Freitextfeld für interne Anmerkungen oder Zusatzinformationen zum Auftrag. |
| ⑥ | geändert (Datum) | Letzter Zeitstempel, an dem Änderungen am Auftrag vorgenommen wurden. |
| ⑦ | geändert von | Benutzerkennung oder E-Mail-Adresse der Person, die den Auftrag zuletzt bearbeitet hat. |
| ⑧ | Vorgangsnummer | Interne oder externe Referenznummer zur Zuordnung eines übergeordneten Vorgangs. |
| ⑨ | Auftragsdurchlaufzeit | Gesamtzeitspanne zwischen Erstellung und Abschluss des Auftrags (Format: Tage:Stunden). |
| ⑩ | Kategorie | Klassifikation des Auftrags, z. B. „Unterauftrag“ oder leer (nicht klassifiziert). |
| ⑪ | Aktionen | Menü zur Bearbeitung, Duplizierung oder Ansicht des Auftragsdetails. |
🔄 Typische Nutzungsszenarien und Abläufe
- Statusprüfung: Über die Spalte Status (④) wird auf einen Blick ersichtlich, in welchem Bearbeitungsstand sich ein Auftrag befindet – z. B. „Angebot“, „Rechnung“, „Lieferung“.
- Verantwortlichkeitsverfolgung: Durch „geändert von“ (⑦) lässt sich schnell nachvollziehen, wer zuletzt Änderungen vorgenommen hat.
- Dauerermittlung: Die Spalte Auftragsdurchlaufzeit (⑨) bietet eine rechnergestützte Ermittlung der Zeitspanne von Eröffnung bis Abschluss oder letzter Statuswechsel.
- Zugehörigkeit prüfen: Über Vorgangsnummer (⑧) lassen sich Bestellungen übergeordneten Prozessen oder Projekten zuordnen.
- Kategorisierung: Mittels Kategorie (⑩) kann zwischen Hauptaufträgen, Unteraufträgen oder anderen Typen unterschieden werden.
⚙️ Funktionale und technische Hinweise
- Aufträge mit „Leer“ in wichtigen Feldern (z. B. Kommentar, Auftraggeber, Kategorie) sollten regelmäßig geprüft und vervollständigt werden.
- Die Farbcodierung des Status (④) (z. B. Gelb für „Angebot“, Grün für „Lieferung“, Blau für „Rechnung“, Hellgrün für „NEW“) unterstützt die visuelle Orientierung.
- Die Bearbeitungsdauer (⑨) im Format
TTTt:HHh(z. B.127d:1h) hilft bei der Prozessanalyse und Optimierung. - Über das Aktionsmenü (⑪) können direkt Bearbeitungen vorgenommen oder Detailansichten aufgerufen werden – je nach Berechtigung.
- Die Funktionalität eignet sich auch zur Exportierung von Auftragsdaten (z. B. für Controlling oder Reporting), wenn diese im System unterstützt wird.
4.6.2 Neuer Auftrag
Diese Maske dient der Anlage und strukturierten Erfassung neuer Aufträge. Sie wird primär in Einkaufs-, Vertriebs- oder Projektabwicklungsprozessen verwendet, um alle relevanten Daten zu einem Vorgang vollständig zu dokumentieren.
Schritt 2: Ausführliche technische Dokumentation
🖼️ Screenshot: screenshot_auftrag_anlegen.png
ALT-Text: Eingabemaske zur Auftragserstellung mit Feldern für Auftragstyp, Nummernkreise, Status, Adressen, Preise und Zusatzinformationen.
Schritt 1: Tabellarische Übersicht der markierten Elemente
| Nr. | Bezeichnung | Funktionale Beschreibung |
| ① | Auftragstyp | Auswahlfeld zur Definition des Typs (z. B. Bestellung, interne Anforderung, Lieferung etc.). |
| ② | Auftraggeber | Auswahl oder Eingabe des Kunden bzw. der Organisation, die den Auftrag erteilt. |
| ③ | Status | Initialer Bearbeitungsstatus des Auftrags, z. B. „NEW“. |
| ④ | Kommentar | Freitextfeld für zusätzliche Hinweise oder interne Informationen. |
| ⑤ | Angebotsnummer | Zuordnung einer Angebotsnummer als Referenz zum Vorgang. |
| ⑥ | Liefernummer | Interne oder externe Kennung für die zugehörige Lieferung. |
| ⑦ | frei (W4106) | Freies, benutzerdefiniertes Datumsfeld mit interner Kennung (W4106). |
| ⑧ | Zieldatum | Datum, bis wann die Leistung oder Lieferung erfolgen soll. Pflichtfeld. |
| ⑨ | frei (W4113) | Weiteres benutzerdefiniertes Datumsfeld mit interner Kennung (W4113). |
| ⑩ | Versandkosten | Feld zur Erfassung zusätzlicher Versandkosten (kann 0 sein). |
| ⑪ | Kategorie | Klassifikation des Auftrags (z. B. „Unterauftrag“, „Projektauftrag“). |
| ⑫ | Auftragsnummer | Eindeutige Identifikation des Auftrags. Pflichtfeld. |
| ⑬ | Öffnungsdatum | Datum, an dem der Auftrag erstellt bzw. eröffnet wurde. |
| ⑭ | Lieferzustand | Auswahlfeld für den Zustand bzw. den geplanten Liefermodus (z. B. „shipping“). |
| ⑮ | Vorgangsnummer | Referenznummer zur Zuordnung zu einem übergeordneten Geschäftsprozess. |
| ⑯ | Auftragsnummer (zweiteingabe) | Doppelte Referenzmöglichkeit oder Variante der Auftragsnummer (z. B. für ERP-Kompatibilität). |
| ⑰ | Rechnungsnummer | Eingabefeld für die zugehörige Rechnungsnummer. |
| ⑱ | Rechnungsnummer (zweiteingabe) | Optionales zusätzliches Rechnungsnummernfeld für alternative Systeme oder Referenzen. |
| ⑲ | Versandkosten (zweiteingabe) | Weitere Versandkosteneingabe für differenzierte Erfassung (kann als Bruttobetrag gelten). |
| ⑳ | Gesamtrabatt | Prozentuale Rabattangabe auf den Gesamtauftrag. |
| ㉑ | abweichende Kundenadresse | Feld zur Hinterlegung einer vom Standard abweichenden Liefer- oder Rechnungsadresse. |
🔄 Typische Nutzungsszenarien und Abläufe
- Neuer Auftragseingang: Mitarbeitende erfassen eingehende Aufträge und füllen relevante Felder wie Typ, Auftraggeber, Zieldatum und Auftragsnummer aus.
- Verknüpfung mit bestehenden Prozessen: Mittels Angebotsnummer (⑤) und Vorgangsnummer (⑮) können vorherige Phasen referenziert werden.
- Detailgenaue Steuerung: Durch frei definierbare Felder wie W4106 und W4113 (⑦, ⑨) lassen sich kunden- oder unternehmensspezifische Zusatzdaten abbilden.
- Kalkulation und Logistik: Versandkosten (⑩, ⑲), Rabatt (⑳) und Lieferzustand (⑭) ermöglichen eine vollständige Preis- und Prozessabbildung.
- Datenkonsistenz: Pflichtfelder wie Auftragsnummer (⑫) und Zieldatum (⑧) sorgen für die Einhaltung minimaler Erfassungsstandards.
⚙️ Funktionale und technische Hinweise
- Pfeil-Buttons (➕/➖) neben Feldern wie Angebots-, Liefer- oder Rechnungsnummer (⑤, ⑥, ⑰) dienen zum Einfügen zusätzlicher Referenzen oder zum Leeren.
- Die freien Felder (⑦, ⑨) sind mit internen Feldkennungen (W4106, W4113) bezeichnet und dienen der flexiblen Erweiterung der Auftragserfassung.
- Kategorie (⑪) sollte genutzt werden, um spätere Auswertungen oder Filterungen nach Auftragstypen zu erleichtern.
- Die Doppelfelder für Auftrags- und Rechnungsnummer (⑯, ⑱) ermöglichen Kompatibilität zu Fremdsystemen oder Mehrfachreferenzen.
- Bei abweichender Kundenadresse (㉑) wird auf eine alternative Liefer- oder Rechnungsadresse verwiesen – wichtig für logistische Abwicklung.
4.6.3 Kategorieliste
Diese Ansicht dient der Verwaltung von Kategorien, die zur Klassifikation von Aufträgen, Inventaren oder anderen Objekttypen genutzt werden. Die Einteilung kann sowohl funktional als auch organisatorisch erfolgen (z. B. „Interner Auftrag“, „Unterauftrag“).
Schritt 2: Ausführliche technische Dokumentation
🖼️ Screenshot: screenshot_kategorien_verwalten.png
ALT-Text: Verwaltungsansicht für Kategorien mit Baumstruktur, Farbattributen und Filterfunktionen zur Kategorisierung von Aufträgen und Objekten.
Schritt 1: Tabellarische Übersicht der markierten Elemente
| Nr. | Bezeichnung | Funktionale Beschreibung |
| ① | Tree View | Hierarchische Darstellung aller Kategorien mit visueller Unterstrukturierung (z. B. Haupt- und Unterkategorien). |
| ② | Name | Such- und Filterfeld für Kategorienamen in der Kategorieliste. |
| ③ | verleihbar | Kennzeichnet, ob die Kategorie auf verleihbare Objekte anwendbar ist. |
| ④ | Farbe | Definierte Hintergrundfarbe der Kategorie (HEX-Farbcode). |
| ⑤ | Schriftfarbe | Textfarbe der Kategoriebezeichnung (HEX-Farbcode). |
| ⑥ | Aktionen | Menü zum Bearbeiten oder Löschen der Kategorieeinträge. |
🔄 Typische Nutzungsszenarien und Abläufe
- Anlage neuer Kategorien: Neue Kategorien werden über ein separates Formular oder Aktionsmenü erstellt und erscheinen im Tree View (①).
- Strukturierung von Prozessen: Über die hierarchische Darstellung im Tree View können Kategorien logisch gruppiert werden (z. B. Unteraufträge als Teil interner Aufträge).
- Filterung und Suche: Über die Felder „Name“ (②) und „verleihbar“ (③) lassen sich Einträge gezielt filtern – hilfreich bei vielen Kategorien.
- Farbkodierung: Durch Farbwerte (④, ⑤) kann die visuelle Darstellung in anderen Systemteilen (z. B. Auftragstabelle) individuell angepasst werden.
- Bearbeitung: Mit dem Aktionsmenü (⑥) lassen sich Einträge schnell ändern oder entfernen.
⚙️ Funktionale und technische Hinweise
- Die Farbcodes in HEX-Format (#RRGGBB) ermöglichen eine genaue CI-konforme Gestaltung (z. B.
#5E76FFfür Blau,#E46DFFfür Lila). - Schrift- und Hintergrundfarbe sollten ausreichend Kontrast bieten, um Barrierefreiheit sicherzustellen.
- Die verleihbar-Option (③) ist technisch relevant für Inventarprozesse, bei denen zwischen dauerhaftem Eigentum und temporärer Nutzung unterschieden wird.
- Tree View (①) zeigt sofortige parent-child-Beziehungen visuell und reduziert Komplexität bei umfangreicher Kategorisierung.
4.6.4 Artikelliste
Diese Ansicht dient der Verwaltung einzelner Artikel- oder Leistungspositionen, wie sie z. B. in Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen verwendet werden. Sie ist relevant für Mitarbeitende im Einkauf, Verkauf oder Controlling.
Schritt 2: Ausführliche technische Dokumentation
🖼️ Screenshot: screenshot_artikel_verwalten.png
ALT-Text: Verwaltungsübersicht für Artikelpositionen mit Angaben zu Name, Menge, Preis, Einheit und Position.
Schritt 1: Tabellarische Übersicht der markierten Elemente
| Nr. | Bezeichnung | Funktionale Beschreibung |
| ① | Artikelname | Bezeichnung des Artikels bzw. der Leistung im System. |
| ② | Menge | Anzahl oder Volumen des Artikels, das erfasst oder abgerechnet wird. |
| ③ | Preis | Preis pro Einheit des Artikels, angezeigt in Währung (z. B. €). |
| ④ | Einheit | Maßeinheit des Artikels (z. B. STK = Stück, KG, h, etc.). |
| ⑤ | Pos | Positionsnummer oder Positionskennzeichnung innerhalb eines Auftrags oder einer Rechnung. |
| ⑥ | Aktionen | Menü zum Bearbeiten, Duplizieren oder Löschen des Artikels. |