5.6 E-Mail-Verwaltung

Die E-Mail-Verwaltung in calServer ermöglicht die zentrale Steuerung, Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von E-Mail-Kommunikationen im System. Dieses Modul unterstützt automatisierte Versandaktionen, die Verwaltung von Versandvorlagen, SMTP-Konfigurationen sowie Protokollierung und das manuelle Schreiben von E-Mails.

Inhaltsübersicht

•5.6.1 Aktionen
•5.6.2 Postfach
•5.6.3 Vorlagen
•5.6.4 Konfiguration
•5.6.5 Log
•5.6.6 Mail schreiben

5.6.1 Aktionen

Diese Übersichtsliste dient der Verwaltung und Überwachung zeitgesteuerter Aktionen im System, wie beispielsweise automatisierte E-Mail-Versendungen, Berichtsgenerierung oder Workflow-Schritte. Sie richtet sich vor allem an Administratoren, Power-User und Systemverantwortliche, die regelmäßige oder ereignisgesteuerte Prozesse zentral steuern und auswerten müssen.

Screenshot-Platzhalter:

screenshot_aktionen_uebersicht.png

ALT-Text: Screenshot der Aktionsübersicht mit markierten Spalten für Beschreibung, Zeitsteuerung, Gruppen, Status, Vorlagen, Konfiguration und Verwaltungsaktionen.

Schritt 1: Tabellarische Übersicht der markierten Elemente

Nr.	Bezeichnung	Funktionale Beschreibung
①	Beschreibung	Kurzbezeichnung der definierten Aktion; dient der Identifikation und Auswahl in der Aktionsverwaltung.
②	Tag des Monats	Konkreter Tag des Monats, an dem die Aktion ausgeführt wird (z. B. "1" für jeden ersten Tag im Monat).
③	Tag der Woche	Konkreter Wochentag, an dem die Aktion ausgeführt wird (z. B. Montag, Dienstag).
④	Monat	Auswahl eines Monats oder mehrerer Monate für die Ausführung der Aktion.
⑤	Start	Startdatum und -zeitpunkt der Aktion; bestimmt, ab wann die Aktion ausgeführt werden kann.
⑥	Ende	Enddatum und -zeitpunkt der Aktion; nach diesem Zeitpunkt wird die Aktion nicht mehr ausgeführt.
⑦	Gruppe	Zuordnung der Aktion zu einer definierten Gruppe für gezieltes Management und Auswertung.
⑧	Veröffentlicht	Gibt an, ob die Aktion aktiv ("Ja") oder inaktiv ("Nein") ist; nur aktive Aktionen werden ausgeführt.
⑨	Senden ohne Anhänge	Steuert, ob die Aktion auch ohne Dateianhänge ausgelöst werden kann ("Ja"/"Nein").
⑩	gesendet	Anzahl der bisher durch diese Aktion versendeten E-Mails oder Durchführungen.
⑪	Vorlagen-ID	Verknüpfung zu einer E-Mail- oder Berichtsvorlage, die von dieser Aktion verwendet wird.
⑫	Konfiguration-ID	Verknüpfung zur Konfiguration (z. B. SMTP-Server), die für den Versand oder die Ausführung genutzt wird.
⑬	Aktionen	Menü für weiterführende Verwaltungsschritte (Bearbeiten, Duplizieren, Löschen, etc.) der jeweiligen Aktion.

Schritt 2: Ausführliche technische Dokumentation

Typische Nutzungsszenarien und Abläufe

•Erstellen und Planen von Aktionen:

Neue Aktionen werden mit allen relevanten Parametern (Bezeichnung, Zeitplan, Gruppe, Vorlage, Konfiguration) angelegt und zeitgesteuert aktiviert.

•Monitoring und Optimierung:

Über die Spalte „gesendet“ (⑩) können Administratoren nachvollziehen, wie oft eine Aktion ausgelöst wurde, und die Effektivität sowie den Status prüfen.

•Bearbeitung und Anpassung:

Über das Aktionsmenü (⑬) können bestehende Aktionen bearbeitet, dupliziert, deaktiviert oder gelöscht werden.

•Gruppen- und Rechteverwaltung:

Die Gruppenzuordnung (⑦) ermöglicht eine gezielte Rechtevergabe und Auswertung nach Verantwortlichkeiten oder Zuständigkeitsbereichen.

Funktionale und technische Hinweise

•Zeitsteuerung (②, ③, ④, ⑤, ⑥):

Durch die Kombination verschiedener Zeitfelder können sowohl einmalige als auch wiederkehrende Aktionen mit hoher Flexibilität definiert werden.

•Status und Freigabe (⑧):

Nur veröffentlichte Aktionen (Status „Ja“) werden tatsächlich ausgeführt; Inaktive Aktionen verbleiben in der Übersicht und können später wieder aktiviert werden.

•Vorlagen und Konfigurationen (⑪, ⑫):

Die Verknüpfung zu Vorlagen und Konfigurationen gewährleistet eine konsistente, automatisierte Ausführung und zentral gepflegte Einstellungen.

•Senden ohne Anhänge (⑨):

Ermöglicht, dass Aktionen auch dann ausgelöst werden, wenn keine Dateianhänge bereitgestellt werden – relevant für rein textbasierte E-Mails oder Meldungen.

•Aktionsmenü (⑬):

Bietet Zugriff auf alle Verwaltungsfunktionen für eine flexible und effiziente Prozesspflege.

Zusammenfassung:

Die markierten Felder ① bis ⑬ ermöglichen die differenzierte Steuerung, Überwachung und Pflege automatisierter Aktionen im System. Mit Hilfe der vielfältigen Zeit-, Gruppen- und Statusoptionen lassen sich sämtliche Abläufe präzise planen, dokumentieren und administrieren. Die Verbindung zu Vorlagen und Konfigurationen stellt eine zentrale, konsistente Verwaltung aller Hintergrundprozesse sicher.

5.6.2 Postfach

Die dargestellte Ansicht dient als zentrales Postfach bzw. Log für sämtliche ausgehenden Mails im System. Hier können Administratoren und berechtigte Nutzer den Versandstatus, die Zustellung, angehängte Dateien sowie die Kommunikationshistorie nachverfolgen und auswerten. Die Übersicht ist insbesondere für Support, Fehleranalyse und Dokumentationszwecke relevant.

Screenshot-Platzhalter:

screenshot_postfach_uebersicht.png

ALT-Text: Screenshot der Postfachübersicht mit markierten Spalten für Mailaktion, Empfänger, Status, Anhänge, Zeitstempel und Nachrichteninhalt.

Schritt 1: Tabellarische Übersicht der markierten Elemente

Nr.	Bezeichnung	Funktionale Beschreibung
①	Mailaktion	Name oder Bezeichnung der auslösenden Aktion oder des Prozesses, der eine Mail generiert hat.
②	Empfänger	E-Mail-Adresse des Empfängers, an den die Mail versendet wurde.
③	Nutzer/Kunde	Zugehörigkeit des Empfängers, z. B. Benutzerrolle oder Kundengruppe.
④	Adrestyp	Typ der Adresse, z. B. User, System, Verteilergruppe.
⑤	Anhänge	Anzahl der angehängten Dateien oder Objekte in der jeweiligen Mail.
⑥	Exporttyp	Typ des Exports (z. B. excel, pdf_html), der für diese Mail verwendet wurde.
⑦	Parameter	Weitere Parameter oder Zusatzinformationen zur generierten Mail, z. B. Link oder spezifische Einstellungen.
⑧	Anhangstyp	Typ der angehängten Datei oder Referenz (z. B. Link, File).
⑨	exportierte Anhänge	Anzahl oder Referenz zu tatsächlich exportierten/versandten Anhängen.
⑩	Status	Status der Mailzustellung, z. B. „Sent“ für erfolgreich versendet.
⑪	gesendet	Zeitpunkt, zu dem die Mail versendet wurde.
⑫	Fehlermeldung	Fehlerhinweis bei Problemen im Versandprozess (sofern aufgetreten).
⑬	erstellt	Erstellungszeitpunkt des Maileintrags im System.
⑭	Nachrichteninhalt	Zugriff auf den eigentlichen Nachrichteninhalt oder weitere Details (z. B. Vorschau, Anzeige).

Schritt 2: Ausführliche technische Dokumentation

Typische Nutzungsszenarien und Abläufe

•Monitoring des Mailversands:

Jede ausgehende Mail wird mit relevanten Metadaten (Aktion, Empfänger, Status, Anhänge, Zeitpunkte) protokolliert.

•Fehleranalyse und Support:

Über die Spalten „Fehlermeldung“ (⑫) und „Status“ (⑩) können fehlerhafte oder fehlgeschlagene Zustellversuche schnell identifiziert und nachverfolgt werden.

•Nachweis und Dokumentation:

Die Übersicht ermöglicht es, nachvollziehbar nachzuweisen, wann und an wen bestimmte Informationen oder Berichte versendet wurden.

•Detailanalyse und Nachverfolgung:

Über die Spalte „Nachrichteninhalt“ (⑭) kann der tatsächliche Inhalt oder die Anlage einer E-Mail eingesehen werden, beispielsweise für Prüfzwecke.

Funktionale und technische Hinweise

•Filter- und Suchfunktion:

Jede Spalte ist filterbar, um gezielt nach bestimmten Aktionen, Empfängern, Zeitpunkten oder Fehlern zu suchen.

•Export und Auswertung:

Die Ansicht kann für Audits, Compliance-Prüfungen oder interne Auswertungen genutzt werden.

•Zugriffsrechte:

Die Einsicht und Verwaltung der Postfachdaten sollte rollenbasiert geregelt werden, um Datenschutz und Vertraulichkeit zu gewährleisten.

•Verknüpfung zu Aktionen und Vorlagen:

Über die Metadaten sind direkte Rückschlüsse auf die verwendete Vorlage, Konfiguration oder auslösende Aktion möglich.

•Mehrfachaktionen:

Durch die Auswahl von Einträgen können Mails beispielsweise erneut gesendet oder gelöscht werden.

Zusammenfassung:

Die markierten Spalten ① bis ⑭ bilden die vollständige Nachverfolgung aller versendeten E-Mails und deren Metadaten im System ab. Die übersichtliche und filterbare Darstellung unterstützt effiziente Fehleranalyse, Auditfähigkeit und eine sichere Nachweiskette für alle ausgehenden Benachrichtigungen und Berichte.

Das Postfach zeigt alle gesendeten und geplanten E-Mails mit Status, Anhängen und Fehlermeldungen an.

5.6.3 Vorlagen

Diese Übersicht dient der zentralen Verwaltung und Pflege von E-Mail- und Dokumentvorlagen. Systemadministratoren und Power-User können hier sämtliche Vorlagen anlegen, bearbeiten, duplizieren und bestimmten Prozessen zuweisen. Dies ist vor allem für automatisierte Systembenachrichtigungen, Berichtsmails und Workflow-Prozesse essenziell.

Screenshot-Platzhalter:

screenshot_vorlagen_uebersicht.png

ALT-Text: Screenshot der Vorlagenübersicht mit markierten Spalten für Name, Anhang, Typ, Beschreibung, Filter und Absenderdaten.

Schritt 1: Tabellarische Übersicht der markierten Elemente

Nr.	Bezeichnung	Funktionale Beschreibung
①	Name	Bezeichnung der Vorlage; dient zur Identifikation und Auswahl in der Vorlagenverwaltung.
②	Anhang hinzufügen	Gibt an, ob und welcher Anhang der jeweiligen Vorlage standardmäßig hinzugefügt wird.
③	Typ	Klassifizierung der Vorlage nach Einsatzzweck (z. B. SUPPORT, INVENTORY, LOCATION).
④	Beschreibung	Kurzbeschreibung der Funktion oder des Zwecks der Vorlage.
⑤	leerer Anhang	Gibt an, ob die Vorlage auch bei leerem Anhang verwendet werden kann („Ja“/„Nein“).
⑥	Filter	Optionales Filterkriterium zur weiteren Steuerung, wann die Vorlage genutzt werden soll.
⑦	Berichtsname	Name des zugehörigen Berichts, der über diese Vorlage versendet oder referenziert wird.
⑧	von	Absenderadresse, die beim Versand der Vorlage genutzt wird.
⑨	von Name	Name, der als Absendername für den E-Mail-Versand verwendet wird.
⑩	Aktionen	Menü für Verwaltungsschritte wie Bearbeiten, Duplizieren, Löschen oder weitere Einstellungen der Vorlage.

Schritt 2: Ausführliche technische Dokumentation

Typische Nutzungsszenarien und Abläufe

•Anlage und Bearbeitung von Vorlagen:

Neue Vorlagen werden für unterschiedliche Einsatzzwecke erstellt und mit relevanten Metadaten (Name, Typ, Beschreibung) versehen.

•Zuweisung von Anhängen und Berichten:

Über die Felder „Anhang hinzufügen“ (②) und „Berichtsname“ (⑦) kann definiert werden, welche Berichte oder Dokumente standardmäßig als Anhang versendet werden.

•Konfiguration von Versandparametern:

Absenderadresse (⑧) und Name (⑨) können individuell pro Vorlage festgelegt werden, um personalisierte oder abteilungsbezogene Kommunikation zu ermöglichen.

•Filter und Steuerung:

Durch Filter (⑥) kann die Nutzung der Vorlage gezielt eingeschränkt oder gesteuert werden (z. B. „all“, „due overdue“).

•Vorlagenmanagement:

Im Aktionsmenü (⑩) lassen sich Vorlagen bearbeiten, kopieren oder entfernen.

Funktionale und technische Hinweise

•Mehrsprachigkeit:

Vorlagen können oft in mehreren Sprachen gepflegt werden, um international einheitliche Kommunikation zu gewährleisten.

•Automatisierte Prozesse:

Die Vorlagen sind Grundlage für sämtliche automatisierten E-Mail-Prozesse des Systems. Änderungen wirken sich direkt auf die nachfolgenden Workflows aus.

•Abhängigkeiten:

Die Verknüpfung mit Berichtsname und Anhang definiert, welche Inhalte in welchem Kontext versendet werden.

Zusammenfassung:

Die markierten Spalten ① bis ⑩ bieten eine strukturierte Übersicht und Steuerungsmöglichkeit für alle im System hinterlegten Vorlagen. Sie unterstützen eine konsistente, effiziente und anpassbare Kommunikation über automatisierte Prozesse und stellen eine zentrale Basis für wiederkehrende Benachrichtigungen und Berichte dar.

5.6.4 Konfiguration

Dieser Bereich dient der zentralen Verwaltung aller E-Mail-Konfigurationen, die im System für den automatisierten und manuellen Versand genutzt werden. Administratoren pflegen hier sämtliche Verbindungsdaten zu internen oder externen SMTP-Servern, steuern Authentifizierungsoptionen und legen Verschlüsselungsparameter fest.

Screenshot-Platzhalter:

screenshot_email_konfigurationen.png

ALT-Text: Screenshot der Übersicht der E-Mail-Konfigurationen mit markierten Spalten für Standard, Host, Authentifizierung und Verwaltung.

Schritt 1: Tabellarische Übersicht der markierten Elemente

Nr.	Bezeichnung	Funktionale Beschreibung
①	Default	Kennzeichnet, ob die Konfiguration als Standard für den E-Mail-Versand verwendet wird ("Ja"/"Nein").
②	Host	Adresse des SMTP-Servers, über den der E-Mail-Versand erfolgt.
③	ID	Eindeutige Identifikationsnummer der E-Mail-Konfiguration innerhalb des Systems.
④	Mailer	Bezeichnung oder Typ des genutzten Maildienstes (z. B. SMTP).
⑤	Name	Frei vergebbare Bezeichnung für die Konfiguration zur besseren Identifikation.
⑥	Password	Passwort für die Authentifizierung am SMTP-Server (verschlüsselt angezeigt).
⑦	Port	Portnummer, über die der Versandserver angesprochen wird (meist 587 für TLS/STARTTLS).
⑧	Sendmail	Optionale Angabe, ob Sendmail anstelle von SMTP genutzt wird (hier leer = nicht genutzt).
⑨	SMTP Auth	Gibt an, ob für diese Konfiguration eine SMTP-Authentifizierung erforderlich ist ("Ja"/"Nein").
⑩	SMTP Secure	Verschlüsselungstyp für die SMTP-Verbindung, z. B. TLS, SSL oder keine Verschlüsselung.
⑪	Timeout	Zeitlimit (in Sekunden), nach dem der Versandversuch abgebrochen wird.
⑫	Username	Benutzername für die Authentifizierung am Mailserver.
⑬	Aktionen	Menü für Verwaltungsschritte wie Bearbeiten, Duplizieren, Löschen oder weitere Einstellungen der E-Mail-Konfiguration.